Личная карточка учета выдачи СИЗ: как правильно заполнить и вести

Заполнение личной карточки учета выдачи СИЗ подтверждает, какие именно средства предусмотрены для сотрудника и какие СИЗ ему выданы. Не стоит игнорировать этот момент, ведь защитные вещи спасают жизнь и здоровье при выполнении задач на высоте, при воздействии вредных веществ, газов и паров, контакте с нагретым металлом.

Документ показывает, что предоставлено или возвращено. Информацию фиксируют и в бумажном, и в электронном виде. Ознакомьтесь с образцами, подготовкой бланков.

Зачем заполнять личную карточку

Документом подтверждается получение средств согласно действующим нормам и локальным нормативным актам, утверждаемым работодателем. В бланке отображается вся история. По нему контролируется соблюдение законодательных норм в рамках предоставления спецодежды.

Согласно статье 221 ТК РФ, работодатель обязан бесплатно обеспечивать работников СИЗ. Это необходимо для защиты от воздействия вредных и (или) опасных факторов производственной среды, загрязнения, а также при работе в особых температурных условиях. Это же важно при наличии соответствующих профессий и должностей в Единых типовых нормах, установленных Приказом Минтруда России № 767н от 29.10.2021.

По Приложениям 1–3 к Приказу № 766н предусмотрены рекомендуемые формы. Это нормы выдачи СИЗ, личная карточка учета выдачи СИЗ и карточка учета выдачи дежурных СИЗ.

К представленным средствам относят:

• каску;
• перчатки;
• беруши и наушники (для шумных производств);
• респираторы с фильтрацией (для участков с газами);
• дерматологические СИЗ и смывающие средства (при соответствующих видах загрязнений и воздействий).

Государственные органы запрашивают карточки. Именно по ним можно судить, кто и какие элементы защиты получил, а также в каком году это происходило.

Кто заполняет карточки

Обязанность учета возлагается на работодателей, которые обеспечивают работников СИЗ. Субъекты малого предпринимательства также обязаны вести учет выдачи СИЗ. При этом согласно п. 77 Правил, утвержденных Приказом № 766н, они могут не разрабатывать отдельный локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обеспечения работников СИЗ.

Согласно п. 79 приведенных Правил, в порядке обеспечения работников СИЗ должно быть отражено распределение обязанностей и ответственности руководителей структурных подразделений и иных уполномоченных лиц. Они оценивают потребности, следят за процессом выдачи СИЗ.

Как заполнить лицевую сторону

Требуется указать сведения о выдаче СИЗ:

1. Идентификация персонала – ФИО, табельный номер, профессия. Вписывают номер личной карточки учета.
2. Антропометрия. Понадобится пол, рост и размеры. Последние не переносят автоматически, ведь со временем они могут измениться.
3. Специфика выдачи. Это название СИЗ, единица измерения, периодичность выдачи и количество на период.
4. Ответственный. Для него проставляют фамилию и инициалы, а также подпись. При этом такое лицо закрепляется локальным актом.

В строке «Пункт Норм» указывается пункт утвержденных работодателем норм выдачи СИЗ. Документ должен учитывать результаты СОУТ и оценки профессиональных рисков.

Как заполняется обратная сторона

Это рабочая часть выдачи СИЗ. Записи вносятся по факту получения или возврата компонентов защиты для каждого работника.

Далее вписывают название СИЗ.

Графа 1 – наименование переданного изделия. Содержание сходится со списком с первой стороны.

В графе 2 в точности приводят модель, марку, артикул, класс защиты.

Графа 3 – дата реальной выдачи СИЗ. Не проставляется заблаговременно.

В графе 4 записывают все единицы или пары. Не пропускают параметр «Лично/дозатор», предусмотренный для смывающих средств или дерматологических СИЗ.

Графа 6 – подпись работника в получении СИЗ.

В разделах 7–9 фиксируется факт возврата. Для дерматологических СИЗ и СИЗ однократного применения эти графы не заполняют.

Графа 10 – реквизиты списания СИЗ, включая номер акта. Это допустимо при изнашивании, повреждении, утрате первоначальных качеств, завершении эксплуатации.

Внимание! Главное для оборотной части выдачи СИЗ – каждая строка отражает конкретную операцию. Можно посмотреть, что конкретно выдали, когда, кому и в каком объеме. Это позволяет проследить всю историю, произошедшую с определенной вещью.

Доступно ли ведение личной карточки в электронном варианте

Это возможно на основании Приказа № 766н. Функционирует одно правило – при внедрении подобного учета бумажное дублирование не требуется.

В систему добавляют следующие критерии выдачи СИЗ:

• личность человека;
• количество, характеристики моделей;
• возврат или списание.

Что такое подтверждение обеспечения отдельными СИЗ в подобном случае? Для идентификации работника могут использоваться реквизиты документа бухгалтерского учета, биометрические данные, электронная подпись или иные сведения, позволяющие идентифицировать работника и подтвердить получение им СИЗ.

Неточности в ведении личной карточки

Как правильно следует вести особые формы по СИЗ?

Существуют типичные ошибки в заполненной документации, которые можно избежать. Обычно это старый или неподходящий бланк. Такая форма не отражает действующий порядок учета. Исправит проблему актуальный образец.

Может не быть определяющих сведений. Запись «комбинезон» не дает понимания, что конкретно выдано. Для конкретики приводится марка, артикул. Дату вносят только при фактической выдаче, иначе это является нарушением.

Недостаток – присутствие дежурных комплектов в карточке специалиста. Это неправильно, ведь предметы общего пользования не закрепляются за кем-то. Для этого используют отдельную форму учета дежурных СИЗ.

Предварительно уточняют, сколько можно хранить карточки. На практике сведения будут храниться не менее 3 лет. Если карточка является единственным документом, подтверждающим работу во вредных или опасных условиях труда, срок хранения может быть значительно больше в соответствии с требованиями архивного законодательства.

Безопасный подход – закрепление срока по номенклатуре дел. Даже после увольнения карточки не уничтожают до окончания установленного срока хранения.

Период ношения специальной одежды и обуви для защиты от пониженных температур определяется климатическими поясами. Длительность применения специальной одежды зависит от классификации по уровню защиты от 1-го до 4-го класса (Приложение № 4 Приказа № 766н).

Так, при низких температурах одежду используют 1,5–2,5 года в зависимости от климатического пояса и класса защиты.

Таким образом, нужно понимать, как правильно вести карточки на каждого работника. Это поможет привести в порядок документацию, успешно проходить проверки контролирующих инстанций. Для учета можно использовать рекомендуемый образец из приложения № 2 к Приказу № 766н или разработанную работодателем форму с необходимыми сведениями.